Privacyverklaring
Privacyverklaring Notariskantoor Pot & Koekoek
Deze verklaring geeft informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Notariskantoor Pot & Koekoek
Eikenlaan 10 12
3851 PT Ermelo
mr. H.M. van de Kamp
info@hetnotariskantoor.com
Onze dienstverlening
Wij vragen uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken zijn onder meer:
Als de notaris een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens:
Voor het overige verwerkt wij persoonsgegevens:
Bron van verwerkte persoonsgegevens
In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht voor juridische dienstverlening geeft, als u een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en andere (e-mail)contacten met u. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij, van een testateur, van een makelaar, van uw (hypotheek)adviseur, van uw boekhouder/accountant of van andere derden in het kader van een dossier dat wij (voor u) behandelen, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, de Basisregistratie personen, het Kadaster) of uit openbare bronnen en websites.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Wij verstrekken persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk bijvoorbeeld ook aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens door ons zijn verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Wij stellen alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan een verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons dan horen wij dit graag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Deze verklaring geeft informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens die in het kader van onze werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze contactgegevens
Notariskantoor Pot & Koekoek
Eikenlaan 10 12
3851 PT Ermelo
mr. H.M. van de Kamp
info@hetnotariskantoor.com
Onze dienstverlening
Wij vragen uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken zijn onder meer:
- voor- en achternaam, titel, geslacht, geboorteplaats en geboortedatum, burgerlijke staat, nationaliteit, (gegevens) identiteitsbewijs;
- waar u werkt, wat uw functie is;
- contactgegevens, zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer, e-mailadres;
- financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer.
Als de notaris een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Voor het overige verwerkt wij persoonsgegevens:
- ten behoeve van dienstverlening waaraan geen authentieke akte is gekoppeld, zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling van (een) nalatenschap(pen), met als doel om de opdracht van de cliënt uit te voeren;
- ten behoeve van legaliseren van handtekening van persoonsgegevens met als doel het bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek;
- ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in register(s), zoals het kadaster, of het doen van een melding aan een toezichthouder met als doel kenbaarheid;
- ten behoeve van de financiële administratie met als doel kenbaarheid van financiële rechten en verplichtingen;
- ten behoeve van de personeels- en loonadministratie en selectie en werving van personeel met als doel personeelsmanagement en selectie van personeel.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht voor juridische dienstverlening geeft, als u een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en andere (e-mail)contacten met u. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij, van een testateur, van een makelaar, van uw (hypotheek)adviseur, van uw boekhouder/accountant of van andere derden in het kader van een dossier dat wij (voor u) behandelen, via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, de Basisregistratie personen, het Kadaster) of uit openbare bronnen en websites.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Wij verstrekken persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
- Kadaster, rechterlijke macht, Kamer van Koophandel, KNB;
- Belastingdienst/de overheid;
- Andere (openbare) registerhouders en toezichthouders.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk bijvoorbeeld ook aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens door ons zijn verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Wij stellen alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan een verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons dan horen wij dit graag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.